การเขียนหนังสือ คือ การเรียบเรียงข้อความตามเรื่องที่จะแจ้งความประสงค์ไปยังผู้รับหรือผู้ที่ต้องทราบหนังสือนั้น หลักการเขียนหนังสือ ผู้เขียนจะต้องรู้และเข้าใจ แยกประเด็นที่เป็นเหตุผลและความมุ่งหมายที่จะทำหนังสือนั้น ๆ โดยตั้งหัวข้อเกี่ยวกับเรื่องที่จะเขียนว่าอะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร ทำไม อย่างไร แยกเป็นข้อ ๆ ไว้ การเขียนให้ “ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน ต่อไปจึงเป็นข้อความประสงค์และข้อตกลง” ถ้ามีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากอ้างถึงกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องที่เป็นตัวอย่าง ต้องพยายามระบุให้ชัดเจน การเขียนหนังสือควรใช้ถ้อยคำที่กระชับเข้าใจง่าย ใช้คำธรรมดาที่ให้ความหมายชัดเจน ไม่ควรใช้สำนวนที่ไม่เหมาะสม ระมัดระวังในเรื่องอักขรวิธี ตัวสะกด ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง และที่สำคัญจะต้องระลึกเสมอว่าผู้รับหนังสือจะเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป การเขียนหนังสือราชการต้องมีเป้าหมายในการเขียนที่ชัดเจน ถูกต้องตามรูปแบบ เนื้อหากระชับ รัดกุม และมีมาตรฐานในการใช้ภาษา รวมทั้งมีความเป็นระเบียบสวยงาม ซึ่งเหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่บ่งบอกถึงประสิทธิภาพของหน่วยงานนั้น ๆ ด้วย